Vacaciones retribuidas y no disfrutadas: guía para gestionarlas y calcularlas

Las vacaciones retribuidas y no disfrutadas a menudo presentan dudas que es preciso solucionar. Cuestiones relativas, por ejemplo, a si pueden ser retribuidas en dinero. O cómo, dado el caso, podría calcularse su retribución. También suelen surgir dudas en torno a cómo calcular el número de días que corresponden a las vacaciones disfrutadas. E, incluso, si este número varía dependiendo del contrato del trabajador o de su situación en un ERTE, por ejemplo. 

En este sentido, también suelen aparecer dudas en lo relativo a cuáles son los límites temporales en los que un trabajador puede disfrutar de sus vacaciones. ¿Es posible que puedan disfrutarlas fuera del año natural en que han sido generadas? A estas y a otras preguntas respondemos en este artículo.  

• 1. El marco legal de las vacaciones retribuidas y no disfrutadas
• 2. Casos en las que las vacaciones no disfrutadas sí pueden ser retribuidas
• 2.1. Retribución de vacaciones por jubilación
• 2.2. Retribución de vacaciones por extinción de contrato 
• 3. ¿Cómo calcular el pago de vacaciones no disfrutadas?
• 3.1. Ejemplo práctico para calcular el pago de vacaciones no disfrutadas
• 4. ¿Qué ocurre con los contratos de menos de 1 año?
• 5. ¿Y si el empleado está a jornada parcial? 
• 6. Vacaciones retribuidas y no disfrutadas de empleados en ERTE
• 7. ¿Cuándo caducan las vacaciones no disfrutadas?
• 8. Cómo un software de gestión de vacaciones puede ayudarte

El marco legal de las vacaciones retribuidas y no disfrutadas 

Para saber qué dice la legislación sobre este concepto es necesario acudir al Estatuto de los Trabajadores. Concretamente a su artículo 38, donde establece la normativa con respecto a las vacaciones (aunque, en muchos casos, deja mucha flexibilidad a los convenios). Entre otras cuestiones, fija las siguientes: 

1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.
2. El período o períodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.
3. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

Por, tanto, como vemos, la ley fija aquí el mínimo legal del periodo de vacaciones anual. Es decir, 30 días naturales; una cifra que, en días laborables son 22. En lo referente al tema que nos ocupa, es taxativa: las vacaciones no podrán sustituirse por una retribución económica. Lo cual quiere decir que las empresas no podrán pedir a los trabajadores que disfruten de menos días y compensarles económicamente. Sin embargo, existen dos excepciones a esta norma. Lo vemos a continuación. 

Casos en las que las vacaciones no disfrutadas sí pueden ser retribuidas 

Sólo hay dos casos en los que las vacaciones no disfrutadas serán compensadas como días laborales. Los detallamos a continuación. 

Retribución de vacaciones por jubilación 

Eso sí, no cualquier jubilación. Sólo tendrán derecho a cobrar sus vacaciones aquellos trabajadores que se jubilen tras haber atravesado una incapacidad laboral. Se entiende que esa enfermedad o dolencia ha impedido al empleado el haber disfrutado de los descansos. No ocurre lo mismo con todos aquellos que se hayan jubilado sin pasar una incapacidad. Esta categoría no podrá pedir el pago de las vacaciones no disfrutadas. 

Retribución de vacaciones por extinción de contrato 

Probablemente la modalidad de vacaciones retribuidas no disfrutadas con el que todos estamos más familiarizados. Ocurre cuando se extingue un contrato y se ha de proceder al cálculo del finiquito. En este caso, la empresa deberá compensar económicamente los días de vacaciones que no hayan sido disfrutados hasta la fecha de la terminación del contrato. 

¿Cómo calcular el pago de vacaciones no disfrutadas? 

Se trata de una serie de operaciones muy sencillas. Son las siguientes: 

• –Conocer los días de vacaciones no disfrutadas: Puede saberse multiplicando los días trabajados por 30 (los días de vacaciones anuales) y dividiendo el resultado obtenido entre 365. 
• –Obtener el salario diario: Podemos calcularlo teniendo en cuenta el salario mensual (salario base, pagas extra, complementos), que hemos de dividir entre 30 (los días del mes) y dividiendo esa cantidad entre 365. 
• –Extraer la cantidad a percibir: Una simple operación resultante de multiplicar los días de vacaciones no disfrutadas (resultado 1) por el salario diario (resultado 2). 

Ejemplo práctico para calcular el pago de vacaciones no disfrutadas 

Pongamos el caso de un empleado que ha trabajado 200 días para la empresa y su salario mensual es de 1.500 €. ¿Cuál sería la retribución de sus vacaciones no disfrutadas? 

Primero toca conocer los días de vacaciones no disfrutadas. Dividimos 200 (los días trabajados) entre 30 y multiplicamos el resultado por 2,5 (los días de vacaciones por mes). El resultado es, por tanto, 16,6 que, redondeando, se quedaría en 17 días.  

Ahora es el momento de conocer su sueldo/día. Si cobra, como hemos dicho, 1500 € al mes, no tenemos más que dividir esta cantidad entre los 30 días del mes. Por tanto, ese trabajador cobra 50 € al día. 

Por último, multiplicamos los días de vacaciones no disfrutadas (17 días) por el salario diario (50 €). El resultado de esta operación es el importe de las vacaciones no disfrutadas:  850 €. 

¿Qué ocurre con los contratos de menos de 1 año? 

Hasta ahora hemos estado hablando de un criterio temporal (1 año) que funciona como eje. Pero, ¿qué ocurre si tenemos a un empleado con un contrato temporal menor a 1 año? En este sentido, se realizará el cálculo de vacaciones teniendo en cuenta que a un trabajador le corresponden 2,5 días de vacaciones por mes trabajado. En ese caso, por ejemplo, no tendremos más que calcular en base a los meses de contrato. Así, si el trabajador tiene un contrato de 6 meses, le corresponderán 15 días de vacaciones. 

¿Y si el empleado está a jornada parcial? 

Aunque es un aspecto que puede llevar a confusión, la ley no establece diferencias entre los trabajadores a tiempo parcial y a jornada completa. Tienen, de hecho, derecho a los mismos días de vacaciones (30 días naturales). Eso sí, dado que trabajan a tiempo parcial, la remuneración de las vacaciones será menor que puedan percibir los empleados a jornada completa. Por expresarlo en los términos en los que hemos venido realizando los cálculos. Si para efectuar el cálculo de vacaciones se necesitan dos variables, la de los días no disfrutados y la del salario por día, el único aspecto al que afecta el contrato a jornada parcial es este último.  

Vacaciones retribuidas y no disfrutadas de empleados en ERTE 

Las vacaciones en situación de ERTE han hecho correr ríos de tinta. No es de extrañar, dado que era una figura recientemente nueva en la legislación y cuya aplicación masiva vino desencadenada por una crisis imprevista como fue la de la pandemia de coronavirus. Si tienes empleados en ERTE, lo que has de tener en cuenta estas dos circunstancias. 

• –ERTE de suspensión: También conocido como ERTE al 100%. En esta tipología el contrato está suspendido, por lo que no se generan vacaciones. Por tanto, el trabajador tendrá derecho a menos vacaciones. 
• –ERTE parcial: La situación de ERTE no afectará a las vacaciones, dado que el contrato no está suspendido. Pero sí afectará a su retribución. La lógica aplicada es similar a la que aplica en los trabajadores a media jornada. 

¿Cuándo caducan las vacaciones no disfrutadas? 

La jurisprudencia habitualmente ha fijado que las vacaciones han de ser disfrutadas en el periodo en el que se generan. Es decir, durante el año natural. Sin embargo existen excepciones. Son las siguientes: 

• –Cuando la empresa es responsable de que el empleado no haya disfrutado de vacaciones: Una circunstancia que suele aflorar en forma de litigio judicial. En este caso, el trabajador tendrá que acreditar que no pudo disfrutar de las vacaciones por culpa del empresario. 
• –Incapacidad temporal: Si el empleado está en baja laboral, tendrá derecho a disfrutar de las vacaciones fuera del año natural. Eso sí, deberá hacerlo en los 18 meses siguientes. 
• –Permisos por conciliación laboral: Es decir, en el caso de baja de maternidad, baja de paternidad o permiso de lactancia. El trabajador podrá disfrutar de las vacaciones aunque haya terminado el año natural en el que le correspondían. 

Cómo un software de gestión de vacaciones puede ayudarte 

El asunto que nos ocupa suele involucrar una gran variedad de procesos operativos. En este sentido, un software de gestión de vacaciones siempre puede ser una gran ayuda. De hecho, te explicábamos en detalle cómo un software de gestión de vacaciones puede ayudarte. Sin embargo, si tuviéramos que resumir todos los puntos, nos quedaríamos con los siguientes: 

• –Plataforma para realizar la calendarización: Como explicábamos en el artículo anteriormente mencionado, el calendario de vacaciones es uno de los pasos más importantes. En él debemos reflejar qué trabajador y cuánto tiempo. De este modo, podemos establecer un flujo de trabajo y de ausencias. Incluso nos puede permitir observar el flujo de fuerza laboral con la que podremos contar en determinadas épocas del año. Una manera fácil y visual de saberlo sin necesidad de quebraderos de cabeza y montañas de papeles. 
• –Gestión de solicitudes de vacaciones: Emails, conversaciones de pasillo… Y extravíos y olvidos. Algo fatal en una cuestión tan sensible para los trabajadores. Con una plataforma de este tipo podrás recibir solicitudes de los empleados. El formato podrá ser fijado por ti previamente. 
• –Feedback continuo con el empleado: Una vez recibida la solicitud, podrás proceder a su aprobación o denegación. Además, el empleado podrá ver en todo momento el estado de su solicitud simplemente accediendo a la plataforma. 

Como siempre, cabe remarcar que gestionar las vacaciones es más que un proceso operativo. Es una de las acciones que más afectan a los empleados. Por tanto, una gestión eficaz de este proceso redundará también en la satisfacción laboral de tu plantilla.