חשבון פשוט

מערכת נתוני שכר היא אחד מהכלים החשובים ביותר בארגז הכלים הטכנולוגי של חברות רבות. בעידן הטכנולוגי הנוכחי, כל חברה שמעוניינת להבין את טוב יותר את הוצאות השכר שלה חייבת להחזיק בכלי כלשהו שיאפשר לה גישה אל מאגר מידע שיודע לנתח ולהציג את הנתונים בצורה מאורגנת ויעילה. אם בעבר חברות התקשו לעתים להבין ולשלוט בהוצאות השכר של המחלקות השונות בארגון שלהם בגלל הקושי בניטור הנתונים הרלוונטים בטווח זמן סביר כיום הקדמה הטכנולוגית מאפשרת לעסקים רבים גישה מהירה למידע הזה בזמן אמת כשכל מה שנדרש מהם לעשות זה להתחבר למערכת.

מהי המשמעות העסקית של מערכות נתוני שכר?

מערכות נתוני שכר חכמות יודעות לעשות הרבה מאוד דברים שמאפשרים לארגון לקבל את תמונת המצב המדוייקת ביותר לגבי ההוצאות והעלויות הכרוכות בהחזקת עובדים בתפקידים שונים. אבל מעבר לפעולה זו המערכות יודעות גם להציג נתוני עבר של עלויות השכר ועל ידי כך הארגון יכול לפתח תפיסה אסטרטגית רחבה יותר לגבי הוצאות התפעול שלו. לדוגמה אם ב-2018 הוצאות השכר האירגוניות עמדו על 30 אחוזים מתוך ההוצאות התפעלויות והרווח השנתי של החברה היה הרווח הכי גבוה בכל העשור הזה, יוכל אותו ארגון להבין כי שווה לו לשמור על היחס הזה בין ההוצאה על שכר לבין ההוצאה התפעולית כדי להגיע לשורת הרווח הטובה ביותר שהוא יכול להשיג.

התמריץ שגורם לעובדים להקפיד על הזמנים

ההשוואה בין נתוני עבר לנתונים הנוכחיים איננה היתרון היחיד שנובע משימוש במאגרי מידע מסוג זה. מערכות נתוני שכר מתקדמות יודעות לאגור מידע גם על נתוני הנוכחות של העובדים. מטבע הדברים, עבור חלק לא קטן מהעובדים השכר יחושב על בסיס שעת עבודה ולכן יהיה צורך בתיעוד הנוכחות שלהם בשעות העבודה. ברגע שתיעוד הנוכחות יבוצע בצורה מאורגנת ושיטתית העובדים יהיו מודעים לכך כי זמני הנוכחות שלהם בעבודה יהיו זמינים למנהלים בכל רגע, כך שהעובדים יעשו את המיטב כדי להימנע מאיחורים. ארגון שהעובדים שלו יקפידו על זמני העבודה יהנה מיעילות גבוהה יותר. מערכת נתוני שכר טובה תדע לאגור ולהציג למנהלים ולעובדים את המידע בצורה מדוייקת.

דיווח על עבודה מהבית זה כבר לא אתגר לוגיסטי

בעבר ואפילו כיום עובדים רבים נהגו להחתים את כרטיס העבודה שלהם בעת הכניסה והיציאה מהעבודה אולם עם פרוץ מגפת הקורונה והמעבר לעבודה מהבית, השיטה הזו עברה מספר התאמות כדי שהתיעוד של הנוכחות בעבודה יוכל להתבצע גם במצבים שבהם העובדים פועלים מהבית. אחת הדרכים הפופולאריות להתאמה של מערכת נתוני שכר לתיעוד של עבודה מהבית היא על ידי מתן גישה לעובדים לדיווח על העבודה מהבית מרחוק וללא הצורך הפיזי להגיע אל המשרד ולהעביר את הכרטיס במכשיר שמבצע את התיעוד. ניתן לעשות זאת למשל על ידי פיתוח של גרסת אפליקציה של מערכת נתוני השכר שתותאם להתקנה על הטלפון הנייד של העובד וכך ברגע שהעובד יתחיל את העבודה מהבית שלו הוא יוכל לדווח על כך באמצעות הטלפון החכם שלו. פיתרון נוסף של הצורך לדווח עשוי להיות מבוסס ומותאם למחשבים, למשל ניתן להקים אתר אינטרנט ייעודי ומאובטח ולאפשר לעובדים גישה אליו מהבית כדי שהתיעוד יוכל להתבצע בהתאם.

לא לשכוח להשקיע בהדרכה

כדי שהשימוש במערכות האלו יבוצע בצורה תקינה ויעילה על ידי העובדים, מומלץ לוודא כי קיים מדריך מסודר על הנושא אשר יסייע לעובדים להבין את מערכת הדיווח כדי שהתיעוד ייעשה בצורה מדוייקת ושכרם לא ייפגע. על המדריך לכלול הוראות לתיעוד של כניסה ליום העבודה והוראות של דיווח על יציאה כמו גם על הוראות לדיווח על העדרויות בעקבות ימי חופשה או ימי מחלה או אפילו חופשה ללא תשלום. ברגע שהמדריך יהיה זמין לכלל העובדים, סביר להניח כי יהיו פחות תקלות בנושא התיעוד של שעות העבודה והנוכחות של העובדים. מעבר לכך, מדריך זמין ונוח יאפשר לעובדים החדשים להיקלט בצורה נעימה יותר לעבודה בתוך הארגון. וכך יוכלו העובדים להקדיש זמן רב יותר מתוך שעות עבודתם לעיסוק שלשמו הם גוייסו ופחות עיסוק בעניינים לוגיסטיים, אשר אינם מוגדרים כחלק מתפקידם.

שקט, כאן עובדים!

מערכות נתוני שכר טובות תורמות לשקט תעשייתי בתוך הארגון. העובדים יכולים לעקוב אחר שעות עבודתם בכל עת, דבר אשר יקנה להם שקט נפשי וביטחון בכך שהם יקבלו את השכר שמגיע להם עם סיכוי מינימלי לטעויות. ארגון שלא מנהל את נתוני השכר של העובדים בצורה מסודרת עשוי לגרום לאווירה רעילה במקום העבודה. עובד שחווה שוב ושוב טעויות כאלה ואחרות בחישוב השכר שמגיע לו יאבד בסופו של דבר את האמון בארגון ובמקרים קיצוניים אף עשוי להאמין כי הדבר נעשה בכוונת זדון. ארגון שהעובדים שלו לא מאמינים לו ייפגע מבחינת התוצאות העסקיות שלו ויתקשה מאוד בגיוס של עובדים איכותיים. לעומת זאת, בארגון שמשתמש במערכת נתוני שכר איכותית הסיכוי לטעויות בשכרם של העובדים יהיה נמוך יותר. וכאשר העובדים ילמדו לסמוך על החברה שתדע לשלם את השכר המדוייק שמגיע להם, האמון בין הצדדים יתגבר מה שיוביל בסופו של דבר לעלייה במוניטין של החברה.

טוב שם משמן טוב

אחד הנכסים הכי גדולים של כל חברה הוא המוניטין העסקי שלה. ברגע שחברה יודעת לעמוד בהתחייבויות שלה לא רק כלפי הלקוחות אלא גם כלפי העובדים שלה, היכולת שלה לאתר הזדמנויות ולהשיג עסקאות טובות תעלה. עסקאות טובות הן עסקאות שבהן שני הצדדים מרוויחים. עסקאות טובות הן לא רק אותן העסקאות שהחברה משיגה לאחר שהיא חותמת על חוזה אספקה של המוצרים והשירותים שלה עם לקוחות גדולים אלא גם עסקאות שהחברה משיגה בתחומים אחרים. כמו למשל עסקאות בתחום הנדל"ן של מכירת או השכרת משרדים, עסקאות על רכישה של ציוד וכמובן גם עסקאות בתחום של משאבי האנוש. כדי להשיג עסקאות טובות בתחום הגיוס של העובדים, יש צורך במוניטין עסקי טוב. תשאלו את עצמכם מדוע עובדים רבים כל כך חולמים על לעבוד בחברות הביג טק. יהיה זה סביר להניח שהפופולאריות של החברות האלה בעיניהם של העובדים נובעת לפחות חלקית מאותו מוניטין נוצץ שמיצב את אותן חברות בראש הרשימה. האם ניתן לדמיין מצב שבו חברה ענקית כמו אלפאבית (גוגל) תטעה בחישוב השכר של העובדים שלה? סביר להניח שלא, וכדי לנהל את האופרציה המורכבת של החברה בצורה יעילה וכדי להימנע מטעויות שכר אין ספק שיש צורך במערכת נתוני שכר מהשורה הראשונה.