כל היתרונות של מערכת ניהול נוכחות עובדים עבור העסק שלכם

עדיין מנהלים את נוכחות העובדים באופן ידני? בין אם אתם עסק קטן, בינוני או גדול, ניהול נוכחות עובדים הוא אחד הפרמטרים החשובים בניהול עובדים.

ניהול רישום שוטף לשעות העבודה של העובדים הוא כיום בגדר חובה עבור כל ארגון המעסיק עובדים בישראל. מעבר לחובה החוקית, ניהול ממוחשב של שעות העבודה מוביל בטווח הרחוק לחסכון בעלויות שכר העובדים, כמו גם לחסכון בזמן ובמשאבים הנדרשים לניהול עובדים. אלו ישפיעו בתורם על רווחיות העסק.

מה ההבדל בין ניהול ידני לניהול ממוחשב של נוכחות העובדים? ריכזנו כאן עבורכם את כל היתרונות של שימוש במערכת ניהול נוכחות מתקדמת כדוגמת Day.io.

אכיפת חוק שעות עבודה ומנוחה

החוק קובע מהם הזמנים בהם מותר להעסיק את העובד, מהו הגמול שיינתן על ביצוע שעות עבודה נוספות, וכן את זכותו של העובד למנוחה שבועית.

מערכת מתקדמת לניהול נוכחות עובדים מבטיחה את אכיפת סעיפי החוק השונים, כיוון שהיא מאפשרת מעקב שוטף, בזמן אמת, אחר מצב הנוכחות של כל עובד ועובד, לכל אורך החודש.

מערכת נוכחות עובדים מתקדמת כדוגמת Day.io מסייעת לארגון לפשט עוד יותר את אכיפת חוקי העבודה, באמצעות האפשרות להגדרת התראות שונות בהתאם לחוק. כך, הארגון יכול להגדיר שבכל חריגה של מעל 12 שעות ביום, או מעל 16 שעות נוספות בשבוע – תשלח התראה למנהל של העובד הרלוונטי. כאשר מדובר בעובדים במשמרות – אפשר להגדיר התראה שתופיע במקרה בו עובד צפוי לבצע שתי משמרות בזו אחר זו, ללא הפוגה של 8 שעות לפחות ביניהן העובדה שנתוני דיווח הנוכחות מתעדכנים במערכת בזמן אמת, מאפשרת לארגון להיות 'עם היד על הדופק' – לדעת על כל חריגה שבוצעה, באותו הרגע, ולקחת צעדים נדרשים בזמן אמת.

התאמה מלאה של מערכת הנוכחות לצרכי הארגון

רוצים להבטיח שהעובדים לא יחרגו מכמות שעות העבודה שהגדרתם? שכל העובדים יבצעו מספר שווה של משמרות במהלך החודש, או שלא ינצלו מעבר למספר מסוים של ימי חופשה מדי חודש?

מערכת ניהול נוכחות מתקדמת תאפשר למנהלי הארגון להגדיר התראות רלוונטיות לצרכי הארגון, ולוודא שאף עובד לא יחרוג מהחוקיות שנקבעה.

ניתן אף להגדיר התראות שישלחו למנהל בכל מקרה של איחור בדיווח שעת הכניסה של העובד, כמו גם התראות על היעדרות מהעבודה, ועל חוסרים שהתגלו בדיווח הנוכחות החודשי.

האחריות על דיווח הנוכחות עוברת לידי העובדים

ניהול שעות העבודה של העובדים במערכת ניהול נוכחות מתקדמת, מעבירה את מלוא האחריות על  דיווח הנוכחות לעובד.

העובדה ש-Day.io   היא מערכת נוכחות מתקדמת מבוססת ענן, מאפשרת לעובד להתחבר למערכת ולדווח על שעות כניסה ויציאה מכל מקום ובכל זמן, גם כאשר אין תקשורת זמינה. כך, העובד יכול לדווח שעות כניסה ויציאה מדי יום, בלחיצת כפתור, גם כאשר הוא אינו נוכח פיזית במשרד.

כמו כן, Day.io   מאפשרת לעובד גישה לדיווח הנוכחות, וביכולתו לצפות בדו"ח שעות העבודה שלו בכל רגע נתון, מבלי שיידרש לעזרתו של חשב השכר או מנהל משאבי האנוש בארגון.

מה לגבי ביצוע שינויים ותיקונים נדרשים בדוח השעות?

בעוד ניהול ידני של שעות העבודה דורש פנייה לגורם הרלוונטי בארגון בכל צורך בשינוי או תיקון דיווח השעות, ניהול הנוכחות במערכת מתקדמת מאפשר לעובד לבצע בעצמו תיקונים ושינויים נדרשים בדוח הנוכחות, לפי הצורך.

יתרון נוסף של מערכת מתקדמת לניהול נוכחות עובדים היא היכולת להתאים אותה לצרכים האישיים של העובד. כך לדוגמא, עובד שנוטה לשכוח לדווח שעות כניסה ויציאה, יוכל להגדיר במערכת התראות ותזכורות בשעות הרלוונטיות, לפי הצורך.

רישום ותיעוד היעדרויות

שוב הגיע סוף החודש וגיליתם 'חורים' בדיווח הנוכחות של העובד? אולי אפילו שאלתם על כך את העובד על כך והוא התקשה להיזכר באיזה יום היה בחופשה ובאיזה יום פשוט שכח לדווח על שעות כניסה ויציאה?

כשמדובר בניהול נוכחות עובדים, טעויות כאלו עלולות לעלות לארגון ביוקר.

ניהול נוכחות העובדים במערכת נוכחות מתקדמת מאפשר רישום ותיעוד של כל היעדרות – במקום אחד. כך, העובד יכול להגיש בקשה ליום חופש, לדווח על מחלה ולצרף את האישורים הנדרשים  – כל אלו מתועדים ונשמרים במערכת. ניתן לבצע בסוף החודש הצלבה בין מידע זה לבין הימים בהם לא דווחו שעות עבודה.

ניהול יעיל של נוכחות העובדים, גם בעבודה מרחוק או מהשטח

אחד האתגרים עמם מתמודדים מנהלים הוא היעדר הידיעה באשר למיקומו של כל עובד בצוות בכל רגע נתון.

שימוש במערכת נוכחות מתקדמת, המאפשרת דיווח נוכחות מכל מקום, גם כאשר לעובד אין תקשורת זמינה, תאפשר למנהל לקבל תמונת מצב מלאה ועדכנית על דיווח הנוכחות של העובדים ומיקומם.

כיצד ניתן לוודא שדיווח הנוכחות אכן נעשה על ידי העובד עצמו? המערכת מאפשרת אימות למכשיר ממנו בוצע הדיווח, וכן בדיקה לכתובת ה-IP.

תקשורת ישירה עם העובדים

אחד האתגרים המשמעותיים עמם מתמודדים כיום ארגונים, עם המעבר לעבודה היברידית או לעבודה מרחוק, הוא שמירה על תקשורת שוטפת בין הארגון לעובדיו, כמו גם בין העובד למנהל ובין העובדים עצמם.

Day.io מציעה פתרונות חכמים לאתגר זה, ביניהם צ'ט של אחד על אחד, לצד צ'ט בין צוותים או מחלקות שונות בארגון, המאפשרים תקשורת בלתי אמצעית, בצורה קלה ונוחה. בנוסף, ניתן להפיץ דיוורים והודעות ארגוניות שונות לעובדים, דרך המערכת.

דו"חות מעודכנים בזמן אמת

מעוניינים להעריך את כמות השעות הנוספות שביצעו החודש עובדים במחלקה מסוימת? חושבים שעובד מסוים נעדר בחודשים האחרונים יותר מהרגיל? מערכת ניהול נוכחות העובדים של Day.io מאפשרת יצירת דו"חות שונים, ברמת הארגון, צוותים ועד לרמת העובד. הודות לעובדה שנתוני נוכחות העובדים מתעדכנים במערכת בזמן אמת, יצירת דו"חות בהתאם לצרכי הארגון מאפשרת לגורמים הרלוונטיים לקבל תמונת מצב מדויקת ועדכנית, בהיבטי הנוכחות השונים.