US/Global - English
Brasil - Português
Spain - Español
Julia Neves יום העבודה שלנו עמוס במשימות – קטנות וגדולות, מתמשכות או נקודתיות, באופן עצמאי או כחלק מצוות.
כשכמות המשימות גדלה, גדל גם האתגר לנהל אותן בצורה מיטבית. אם אתם עדיין כותבים את המשימות שלכם ברשימה באקסל או על דף, או מתאמצים לזכור אותן, העסק שלכם עלול להיפגע.
למה חשוב לנהל את המשימות בעסק?
האופן שבו אתם מנהלים משימות ישפיע על העובדים ועל העסק שלכם.
לניהול משימות באמצעות מערכת ייעודית יש מגוון יתרונות:
- קבלת תמונה מלאה – ניהול משימות במקום אחד מסייע לעובדים למפות את כל המשימות שעומדות על הפרק ומאפשר למנהלים 'לראות את התמונה השלמה' – לצפות בכל המשימות שקיימות עבור כל עובד.
- סדרי עדיפויות – כשכל המשימות מוגדרות ומפורטות, קל ונוח יותר לתעדף אותן ולקבוע איזו משימה דחופה יותר לביצוע ואילו משימות יכולות להמתין.
- יעילות – כשכל המשימות מרוכזות במערכת אחת, קל ופשוט יותר לעדכן את הסטטוס של כל משימה, לסמן וי על משימות שהושלמו ולהתקדם למשימה הבאה, או לחילופין לעבוד על מספר משימות במקביל.
- גמישות – הייתם בעיצומו של תהליך באחת המשימות, ופתאום עודכנתם שנכנסה משימה חדשה, דחופה יותר? ניהול נכון של משימות יאפשר לכם לעבור ממשימה למשימה, ולאחר מכן להמשיך בדיוק מהנקודה בה עצרתם.
- חסכון בעלויות – ניהול נכון ומרוכז של משימות העובדים יוביל לעלייה בפרודוקטיביות ובטווח הארוך גם לחסכון בעלויות העסק.
יש את זה גם באפליקציה?
היום, כשיותר ויותר עסקים עוברים לפורמט של עבודה היברידית ועבודה מהבית, גישה למערכת ניהול משימות דרך מחשבי העסק כבר לא מספקת. המחשב הביתי, הטאבלט והסמארטפון הפכו לכלי עבודה לגיטימי, ולכן מערכת ניהול משימות אידיאלית היא כזו שתאפשר עבודה מכל מקום ובכל זמן. העדיפו מערכת ניהול משימות שמציעה גם אפליקציה לשימוש קל ונוח דרך הסמארטפון.
מה הופך אפליקציית ניהול משימות לאידיאלית?
- ידידותיות השימוש – עסקים רבים נוטים להתלהב מפיצ'רים ייחודיים שמערכת ניהול המשימות מציעה, ולשכוח את הפרמטר החשוב ביותר – אינטואיטיביות העבודה במערכת. אפליקציה לניהול משימות משמשת את העובדים מדי יום, ולכן חשוב שתהיה פשוטה ונוחה לשימוש.
- דיווח שעות העבודה – האם אתם יודעים כמה שעות הקדיש כל עובד למשימה? בכל פרויקט, השאיפה של העסק היא למקסם את הרווחים ולהפחית את עלויות הפרויקט למינימום. שימוש באפליקציית ניהול משימות המאפשרת לעובדים לדווח את שעות העבודה שלהם, יאפשר למנהל הפרויקט לאמוד את עלות העובד, לקבל תמונה מלאה על עלויות הפרויקט בכל רגע נתון ולנהל את המשימה באופן יעיל יותר.
- גישה מכל מקום ובכל זמן – כשהטלפון החכם שלנו הולך איתנו לכל מקום, חשוב לבחור באפליקציה שתהיה נגישה לעובד תמיד, ובכל מקום בו יימצא. חלק מהאפליקציות מאפשרות לעובד לעדכן מידע גם כאשר אין חיבור זמין לרשת.
- קבלת תמונת מצב עדכנית ומלאה – מנהלי פרויקטים שואפים להיות 'עם האצבע על הדופק' בכל הנוגע לסטטוס הפרויקט ולהגיב בזמן אמת לכל עיכוב או בעיה שצצים לאורך הדרך. אפליקציה לניהול משימות המתעדכנת בזמן אמת, תאפשר למנהלים להתעדכן בכל רגע נתון בסטטוס הפרויקט, השלב בו נמצא כל עובד בקידום המשימה שהוקצתה לו ושעות העבודה של העובדים, ולקחת החלטות מבוססות נתונים.
- ריכוז המידע על הפרויקט במקום אחד – אפליקציה לניהול משימות המציעה לעובדים העלאת מסמכים רלוונטיים, הוספת תגובות ומידע בעל ערך, תאפשר לעובדים ולמנהלים לרכז את כל המידע הנוגע למשימה במקום אחד ותייעל את עבודתם.
נעים להכיר – 5 האפליקציות המובילות לניהול משימות
החלטתם שהגיע הזמן להכניס לעסק אפליקציה לניהול משימות? ריכזנו עבורכם את 5 האפליקציות המובילות בתחום:
DAY.IO
Day.io היא מערכת מתקדמת ומבוססת ענן לניהול פרויקטים ולניהול נוכחות עובדים. ל- Day.io אפליקציה עבור מכשירי אנדרואיד ואייפון.
בזכות הממשק הידידותי שלה, האפליקציה של Day.io מאפשרת לכל עובד לנהל את המשימות שלו בצורה קלה ונוחה, מנהלי פרויקטים יכולים לצור משימות במערכת באופן גמיש ובהתאמה מלאה לצרכים ולאופי הפרויקט, ולהקצות לכל עובד משימות עליהן הוא אחראי.
מעוניינים לדעת כמה שעות עבודה הקדישו העובדים לכל משימה? אפליקציית Day.io מאפשרת לכל עובד לדווח שעות עבודה. כך, מנהל הפרויקט/צוות יכול לקבל תמונת מצב אמיתית על הזמן שהקדיש העובד לכל משימה, ולהעריך את עלויות הפרויקט עבור העסק. דשבורד האפליקציה מתעדכן בזמן אמת ומבטיח שמנהלים יהיו מעודכנים בכל רגע נתון במצב הפרויקט ובבעיות או קשיים הדורשים מענה. עובדי הצוות יכולים להוסיף תגובות ולתקשר זה עם זה דרך האפליקציה.
העבודה עם האפליקציה מתאפשרת גם כאשר אין חיבור זמין לרשת. בנוסף, בשימוש באפליקציה ניתן לבצע מבצעת אימות למיקום העובד ולמכשיר ממנו התחבר העובד.
TRELLO
Trello מאפשרת ליצור 'לוח' עבור נושא ובו להוסיף רשימות – החל ממשימות לביצוע, משימות שבוצעו, תוכניות ועוד. לכל משימה שהוגדרה אפשר להוסיף תאריך יעד, לצור תזכורות ולהעלות קבצים שנוגעים למשימה. בנוסף, אפשר לשתף את הרשימות שיצרתם עם אחרים. מדובר במערכת קלה לשימוש, בעלת אפליקציה לאנדרואיד ולאייפון.
Trello מאפשרת ליצור רשימות בפורמט ובתבניות מסוימות, ולכן יכולת ההתאמה שלה לצרכים הספציפיים של העסק עלולה להיות מוגבלת. כמו כן, חשוב להבין ש-Trello אינה מערכת ייעודית לניהול משימות, ולכן האפשרויות שהיא מציעה לא בהכרח יתאימו לצרכי העסק בניהול משימות.
MONDAY
Monday היא מערכת בעלת ממשק נוח וידידותי, המאפשרת ניהול משימות, כאשר היתרון הגדול שלה הוא בניהול משימות בהן מעורבים מספר עובדים או צוותים. המערכת מאפשרת להקצות משימות ותתי משימות לכל אחד מחברי הצוות, לעדכן את סטטוס המשימה, לקבוע דד ליין לכל משימה וכן העובדים יכולים לתקשר ביניהם בקלות במערכת ולהעלות קבצים רלוונטיים למשימה.
עם זאת, מנהלים המשתמשים ב- Monday אינם יכולים לדעת מה עושה כל עובד בכל רגע נתון. בנוסף, אין אפשרות לעובדים לדווח שעות עבודה במערכת. עוד כדאי לדעת שהתשלום עבור שימוש במערכת מחושב על בסיס מספר המשתמשים במערכת, והתשלום הוא עבור שנה.
ASANA
Asana היא מערכת לניהול משימות ששמה דגש על שיתוף הפעולה בין עובדים בצוותים. המערכת מאפשרת ליצור משימות ותחתיהן משימות משנה, אותן אפשר להקצות לעובדים. המערכת פשוטה לשימוש ויש לה אפליקציה לאייפון ולאנדרואיד.
עם זאת, המערכת אינה כוללת כלים לניהול תקציב או הוצאות הפרויקט או אפשרות לדיווח שעות עבודה על כל משימה. הגרסה החינמית של המערכת מתאימה לעסקים קטנים (עד 15 עובדים).