איך שימוש בלוחות זמנים יוכל לשפר את ביצועי העובדים שלכם?

שעות העבודה של העובדים הן משאב יקר, ועם זאת יום העבודה של העובדים אינו פרודוקטיבי מספיק; ניהול לוחות זמנים יאפשרו לייעל את עבודתם של העובדים ויחסכו זמן וכסף לארגון

 

אם אתם מרגישים שיום העבודה של העובדים שלכם אינו יעיל מספיק, וזמן רב מתבזבז על זוטות – אתם לא לבד.

מחקר שבוצע באנגליה בקרב 2000 עובדים מצא שכשעתיים מכל יום עבודה של עובד ממוצע 'מתבזבזות' על פעילויות שאינן תורמות לעבודתו – החל משיחות טלפון, גלישה ברשת, שיחות חולין עם עובדים אחרים ועד חלימה בהקיץ. שעות מבוזבזות אלו עולות לארגונים כסף רב מדי שנה.

 

אחת הדרכים היעילות לעקוב אחר חלוקת יום העבודה של העובדים בין המשימות השונות שהוקצו להם, וכן לאמוד את משך הזמן ה'מבוזבז' היא באמצעות ניהול לוחות זמנים. בשנים האחרונות יותר ויותר ארגונים מבינים את הצורך בניהול לוחות זמנים לעובדים והאופן שבו הדבר יכול לתרום להתנהלות ולרווחיות העסק.

 

מהם לוחות זמנים?

לוחות זמנים משמשים למעקב אחר משך הזמן שמקדיש העובד לכל משימה. 

סקר שבוצע בקרב עובדים בארה"ב ופורסם בשנת 2019 מצא ש- 67% מהעובדים מרגישים שהם מבזבזים זמן רב מדי מיום העבודה שלהם על פגישות ושיחות, המקשות עליהם להשלים את עבודתם ביעילות. בנוסף 34% מהם דיווחו שהם מבזבזים עד 5 שעות בשבוע על שיחות ופגישות שאינן מקדמות את עבודתם.

ניהול לוחות זמנים מאפשר לעובדים ומנהלים:

• מעקב אחר יום העבודה שלך – כמה פעמים הסתכלת בשעון והופתעת לגלות שיום העבודה הסתיים, ושוב לא הספקת לבצע את המשימות הנדרשות? ניהול לוח זמנים מסייע לעובדים ולמנהלים להבין כיצד נראה יום העבודה שלהם, ולפלח את משך הזמן שהקדישו לכל פעילות בפועל, אל מול התכנון.
• הסקת מסקנות ונקיטת פעולות – ניהול לוח זמנים לאורך זמן מאפשר למנהלים לקחת החלטה המבוססת על פילוח יום העבודה של העובדים, לפעול להקטנת הזמן ה'מבוזבז' ביום העבודה ואף לתעדוף מחדש של המשימות.

 

לניהול לוח זמנים יש יתרונות גם עבור הארגון:

• תכנון מול ביצוע – הגדרתם לעובד סדרי עדיפויות למשימות, ובפועל נראה לכם שהוא מקדיש זמן רב דווקא למשימות אחרות? בלוח הזמנים תוכלו לבחון האם וכמה מיום העבודה מקדיש העובד לפעילויות השונות, והאם יום העבודה שלו מתנהל בהתאם למה שהוגדר עבורו.
• הערכת עלויות – ניהול לוחות זמנים לעובדים מאפשרת לארגון להעריך את משך הזמן שהקדישו העובדים לביצוע פרויקט או משימה, וכפועל יוצא מכך להעריך את עלות הפרויקט לעסק.
• תמונה עדכנית של סטטוס הפרויקט – כאשר מדובר בפרויקט שהעסק מוביל, ניהול לוח זמנים משותף, הגלוי לכל העובדים והמנהלים המעורבים בפרויקט, יאפשר קבלת תמונת מצב עדכנית על האופן שבו הפרויקט מתנהל ומתקדם, לצד זיהוי חסמים וצווארי בקבוק אצל עובדים ספציפיים.
• מדידת עובדים – שאלתם את עצמכם עד כמה העובדים שלכם יעילים? בעזרת ניהול לוחות זמנים, אפשר למדוד בקלות את הפרודוקטיביות של העובד בביצוע משימות שהוקצו לו, לצ'פר עובדים שעובדים בזמנים ולהעריך את כדאיות המשך ההעסקה של עובדים קיימים.

 

איך מנהלים לוח זמנים בעבודה?

ישנן דרכים רבות לנהל את לוח הזמנים של העובדים, החל משימוש בכלים הקיימים בכל מחשב, כדוגמת אקסל, ועד מערכות ייעודיות. גם למערכות ניהול פרויקטים מציעות אפשרות לניהול לוח הזמנים כחלק מניהול הפרויקט.

ניהול לוחות זמנים על ידי העובד כולל דיווח יום-יומי למשך הזמן שהוקדש לכל משימה. הדיווח האידיאלי צריך להעשות בזמן אמת ולכלול דיווח על שעת ההתחלה ושעת הסיום של כל פעילות. לצד זאת, חשוב לזכור לדווח גם על זמני ההפסקה שהעובד לקח במהלך היום.

 

עשה ואל תעשה בניהול לוחות זמנים

החלטתם לבקש מהעובדים לנהל לוחות זמנים בשגרה? הקפדה על כמה צעדים פשוטים ובסיסים תאפשר לכם להבטיח שהשימוש בכלי יהיה יעיל ובעל ערך לארגון.

• תאמו ציפיות עם העובדים – האם הדרישה היא שהעובדים ידווחו על עבודתם בזמן אמת, או בסוף כל יום עבודה? על מנת לאפשר דיווח מדויק ואמין ככל האפשר, ההמלצה היא לנהל את לוח הזמנים באופן שוטף ולעדכן אותו מספר פעמים ביום. זאת, מכיוון שבסוף היום קשה יותר להעריך בצורה מדויקת את כמות הזמן שהקדשנו לכל משימה. ניהול לוח זמנים שאינו תואם את המציאות הוא חסר ערך לעובד ולארגון, ועלול אף להזיק. בנוסף, חשוב להגדיר לעובדים היכן עליהם לנהל את לוח הזמנים שלהם – האם על המחשב האישי? בקובץ אקסל או במערכת ייעודית?
• מה מדווחים בלוחות הזמנים של העובד – האם המטרה של הארגון היא להעריך את יעילות העובדים בכלל, ולבחון מה משך הזמן שנדרש להם לכל משימה ואיך נראה יום העבודה שלהם? או שאולי המטרה היא לעקוב אחר שעות העבודה שמקדישים העובדים לפרויקט מסוים או מספר פרויקטים החשובים לארגון? אם אתם מעוניינים להבין כמה שעות הקדישו העובדים לביצוע פרויקט מסוים, וכיצד הם מתקדמים במשימה שהוקצתה להם – העדיפו להשתמש במערכת מתקדמת לניהול פרויקטים. שימוש במערכת כזו יאפשר לעובדים לדווח את שעות העבודה בפרויקט, ולמנהלים להבין מהי עלותו של כל עובד בפרויקט, האם ועד כמה התקדם במשימותיו, והאם ישנם חסמים או קשיים הדורשים את התערבותו.
• השתמשו בכלים נוחים ופשוטים לשימוש – על מנת שהעובד יוכל להתמיד במשימה, על הארגון לאפשר לו דרך קלה ופשוטה לנהל את לוח הזמנים שלו.
• ניהול ובקרה – החלטתם שהמנהל יעקוב אחר ניהול לוח הזמנים של עובדיו מדי יום, ברמה שבועית או חודשית? בצעו תיאום ציפיות מול המנהלים בנושא. בנוסף, על מנת לאפשר למנהלים מעקב ובקרה, ודאו שהעובדים מנהלים את לוח הזמנים במערכת מתאימה, בהם יוכלו להשתמש עובדים ומנהלים כאחד, ובה יוכל המנהל להתעדכן במידע בזמן אמת. שימוש במערכת מבוססת ענן כדוגמת Day.io  היא פתרון מצוין שתאפשר לעובדים ולמנהלים כאחד לנהל את לוחות הזמנים באופן פשוט ונוח. Day.io  מציעה גם ניהול נוכחות עובדים וניהול פרויקטים, ובכך היא מאפשרת לארגון לרכז את מכלול המידע הנוגע לפעילות ונוכחות העובדים, במקום אחד.